L’onboarding en entreprise 100% remote

Dans cet épisode du podcast The New Office, Thomas, alias Panda, People Partner chez Boond Manager, partage les pratiques et les défis d’un onboarding réussi dans une entreprise entièrement en télétravail. Fondée en 2009, Boond Manager est une société ERP qui a évolué en mode full remote bien avant que le télétravail ne devienne une norme. Aujourd'hui, avec plus de 85 collaborateurs, Boond Manager met un point d'honneur à intégrer les nouveaux employés avec des processus d'onboarding bien structurés et immersifs. Voici les clés de leur succès.

Un onboarding structuré en plusieurs phases

Thomas insiste sur l'importance de découper l'onboarding en trois phases distinctes : le préboarding, l’onboarding et le postboarding. Cette approche permet d’accompagner les nouveaux collaborateurs de manière progressive, en veillant à ce qu’ils disposent de toutes les informations nécessaires dès leur premier jour et tout au long de leur intégration.

1. Le préboarding

La phase de préboarding est essentielle pour Boond Manager. Dès qu'un contrat est signé, un processus de pré-intégration commence. Cela inclut un livret d’accueil très complet qui présente la culture de l’entreprise, ses rituels internes, les avantages, ainsi que les premiers contacts avec l’équipe via un message audio de présentation diffusé sur Boond Radio, un podcast interne hebdomadaire. Ce podcast aide les futurs collaborateurs à se familiariser avec leurs collègues et les encourage à établir des liens dès avant leur arrivée.

2. L’onboarding technique et culturel

Boond Manager ne se contente pas d’un onboarding technique. Chaque nouveau collaborateur est accompagné à la fois sur le plan technique (formation aux outils internes, immersion dans l’utilisation du logiciel via le Boond Game) et sur le plan humain, avec un parrain attribué dès le départ. Ce parrain n’appartient pas au même département que la recrue, favorisant ainsi une intégration transversale dans l’entreprise.

Le Boond Game, par exemple, est un jeu de rôle qui permet de s'immerger dans les problématiques rencontrées par les clients et de mieux comprendre l’outil développé par Boond Manager. Ce processus gamifié facilite la prise en main de l’ERP de façon ludique et engageante.

3. Le postboarding et suivi personnalisé

Une fois la phase d’intégration initiale achevée, Boond Manager ne relâche pas son suivi. Un rapport d’étonnement est demandé au nouvel arrivant pour recueillir ses impressions et identifier d’éventuelles difficultés. Par ailleurs, un suivi régulier est effectué avec le manager pour s’assurer que les objectifs fixés durant la période d’essai sont bien respectés.

Créer une culture d’entreprise forte en remote

L'un des plus grands défis pour une entreprise 100% remote est de maintenir une culture d'entreprise forte malgré l’absence de bureau physique. Chez Boond Manager, cet aspect est primordial. Le lien entre les collaborateurs est entretenu par plusieurs rituels réguliers : séances de sport en ligne, goûters virtuels, méditation, et bien sûr, des séminaires en présentiel organisés trois fois par an. Ces séminaires sont l’occasion de renforcer les liens entre les collaborateurs et d’ancrer encore plus la culture de l’entreprise.

La gestion IT optimisée avec rzilient

Récemment, Boond Manager a automatisé son processus d’onboarding IT grâce à la plateforme rzilient. Cette solution permet de configurer et de livrer des ordinateurs prêts à l’emploi pour chaque nouveau collaborateur, où qu’il soit, tout en garantissant une sécurité informatique optimale. Ce partenariat a permis à Boond Manager de gagner du temps et d’optimiser la gestion de ses équipements en télétravail, tout en répondant aux exigences de la norme ISO 27001.

Les bonnes pratiques à retenir pour un onboarding réussi

1. Anticipation et préparation : Informer le futur collaborateur avant son arrivée via des outils comme des livrets d’accueil et des podcasts internes.
2. Parrainage et accompagnement humain : Associer un parrain à chaque nouvel employé pour l'aider à mieux s’intégrer dans la culture d'entreprise.
3. Automatisation des processus IT : Assurer que chaque collaborateur reçoive son matériel à temps et prêt à l'emploi grâce à une gestion IT optimisée.
4. Culture d'entreprise et moments d’échange : Mettre en place des rituels qui renforcent la cohésion d'équipe malgré la distance.
5. Suivi post-intégration : Demander des retours réguliers pour ajuster les processus et améliorer l'expérience employé.

L’onboarding est bien plus qu’une simple formalité chez Boond Manager. En alliant gamification, rituels internes et automatisation des processus IT, l’entreprise montre que le full remote peut coexister avec une forte culture d’entreprise. Pour toute entreprise 100% télétravail, s’inspirer de ces bonnes pratiques peut non seulement améliorer l’expérience collaborateur, mais aussi réduire le turnover et optimiser les performances à long terme.

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