Pourquoi digitaliser le process RH ?

Vous entendez régulièrement parler de digitalisation de l’entreprise ? La tendance touche aussi les RH ! Et pourtant, seule une minorité des TPE en France s’intéressent à digitaliser leurs processus liés aux ressources humaines.

Pourquoi est-ce une bonne idée de s’y intéresser ? C’est ce que nous vous proposons de découvrir dans cet article.

Nous commençons par définir le concept, son périmètre et son enjeu principal : la faible appétence des TPE en France pour la digitalisation de leurs actions RH.

Ensuite, nous vous donnons les principaux avantages (et ils sont nombreux) de digitaliser votre RH, et enfin, nous vous aidons à identifier et dépasser les freins pour avancer efficacement.

Qu’est-ce que la digitalisation des RH ?

Définition

Digitaliser vos processus RH consiste à utiliser des technologies numériques pour réaliser les principales missions RH de votre entreprise.

Il s’agit d’intégrer des outils et des systèmes informatiques dans les processus de :

• recrutement ;
• formation ;
• paie ;
• gestion des congés et absences ;
• gestion de la performance des salariés.
• gestion iT

Cette stratégie ne doit pas être sous-estimée. En effet, aujourd’hui, les entreprises qui digitalisent leurs processus RH gagnent en compétitivité, via les nombreux avantages associés.

Périmètre

Voici des exemples d’actions qui peuvent être digitalisées dans le cadre de cette démarche :

• la gestion et l’envoi des fiches de paye ;
• la gestion des dossiers du personnel (rappel des dates de visites médicales, échéance des formations obligatoires, etc.) ;
• l’automatisation et la génération des KPI RH ;
• les campagnes de recrutement ;
• l’envoi des contrats de travail.

L’enjeu : la faible digitalisation RH dans les TPE françaises

Une étude réalisée par Sage avec OpinionWay fait apparaître les statistiques suivantes :

Attention toutefois, car l’étude comporte un biais important : ce sont principalement des TPE qui y ont répondu. Dans les entreprises plus grandes, les ETI et les grands groupes, il n’y a pas d’autre solution que d’intégrer la digitalisation des RH dans les pratiques. Gérer manuellement des milliers de salariés serait impossible (ou très coûteux) !

Mais pourquoi se priver de la digitalisation de ses actions RH lorsqu’on est une TPE ? Après tout, la démarche offre de nombreux bénéfices et est accessible !

Quels sont les avantages de la digitalisation des RH ?

Gain de temps et d'efficacité

Les processus de gestion des ressources humaines sont souvent longs et fastidieux.

Avec la digitalisation des RH, vous les automatisez, avec pour avantages de faire gagner du temps à votre équipe et d’augmenter leur productivité.

Réduction des coûts

La digitalisation des RH permet de réduire les coûts liés à la gestion des ressources humaines, en particulier ceux liés :

• au traitement des demandes des salariés ;
• à la gestion de la paie ;
• et à la gestion des congés.

Fluidification de la communication interne

Digitaliser améliore aussi la communication entre votre service RH et vos salariés, surtout dans un contexte de travail en remote, ou d’entreprise multi-site avec un service RH centralisé au siège.

Par ailleurs, n’oublions pas que le papier et les fichiers Excel, cela se perd et c’est source d’erreurs !

Amélioration de l’expérience employé

De nombreuses tâches RH sont répétitives et sans intérêt, comme, par exemple, la gestion des demandes de congés payés. Alors qu’avec un tableau de bord en ligne, vos salariés sont autonomes et votre service RH gagne énormément de temps.

Cela améliore l’expérience employé, qui gagne en autonomie et en indépendance. Et par ailleurs, cela facilite la vie de votre équipe RH, boostant ainsi sa motivation et sa productivité. Elle peut aussi se concentrer sur des tâches à plus haute valeur-ajoutée.

Vos salariés peuvent aussi plus facilement accéder aux informations relatives à leur collaboration avec l’entreprise, et profiter de nombreux services RH en ligne.

Sécurisation et meilleure gestion des données RH

La digitalisation des RH permet aussi de stocker et de gérer les données et les informations des salariés de manière plus efficace.

Les informations sont toujours à jour et vous bénéficiez d’une vue d'ensemble des informations relatives aux salariés.

Enfin, la digitalisation apporte un niveau supérieur de sécurisation des échanges et des données, ainsi qu’une conformité aux dispositions du RGPD.

Génération d’un effet d’entraînement vers des pratiques RH plus digitales

Grâce à la digitalisation et à la montée en compétences sur ce sujet de votre service RH, vous bénéficiez aussi d’une mise en place facilitée de pratiques plus pointues, telles que le tri automatique des CV en phase de recrutement (qui est associé à des gains de temps significatifs).

La programmatique RH figure également parmi les technologies d’avenir : elle permet de diffuser vos offres d’emploi de manière automatisée, tout en proposant une offre personnalisée à chaque candidat ciblé.

Votre processus d’approche des candidats est ainsi automatisé de A à Z :

• identification des candidats ;
• qualification des CV ;
• diffusion et optimisation des campagnes de recrutement.

Quelles sont les limites à la digitalisation des RH ?

Selon une étude réalisée par Infopro Digital Études pour Sopra HR Software et L’Usine Digitale, les entreprises rencontrent les problèmes suivants dans le cadre de la digitalisation de leur RH :

Parcourons ces principaux freins, afin de vous aider à les lever plus facilement !

Risque de déshumanisation

Le premier risque, qui est source de résistance de la part des équipes, est celui de déshumaniser les processus de gestion des ressources humaines.

Certains salariés peuvent en effet se sentir exclus et déconnectés de leur entreprise lorsqu’on leur enlève la possibilité d’interagir avec des personnes pour résoudre leurs problèmes et leurs demandes.

La solution consiste à :

• identifier ces personnes sensibles, dès la mise en place des nouvelles technologies ;
• afin de leur proposer une formation et un suivi personnalisés ;
• tout en leur apportant, si besoin, des incitations ou des encouragements pour s’adapter aux nouveaux processus.

Coût financier de la digitalisation

Un autre problème fréquent ? Le coût financier des outils SIRH.

Ici, l’objectif est de valoriser les économies qui pourront être réalisées grâce à l’utilisation de ces nouvelles technologies. Dans la plupart des entreprises, le retour sur investissement est rapide !

Ce coût devient toutefois un réel problème lorsque l’outil sélectionné est inadapté aux besoins réels de votre entreprise. Pour lever ce frein, pensez à bien analyser vos attentes en amont de votre sélection d’une solution technologique.

Besoin de compétences techniques et de formation

Enfin, digitaliser ses RH nécessite de former vos équipes, pour les doter des compétences techniques nécessaires.

Pour cela, vous pouvez adopter l’approche suivante :

• réaliser un état des lieux des compétences de votre équipe ;
• afin de cibler précisément les besoins en formation ;
• déployer les formations requises, en prévoyant des piqûres de rappel régulières ;
• et intégrer ces formations dans vos processus d’onboarding de nouveaux salariés.

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