Le guide de l’inventaire de parc informatique

Gérer un parc informatique, c’est jongler avec des dizaines (voire des centaines) d’équipements, de logiciels et de données.

Alors parfois, il est compliqué de garder une vue claire et précise sur tous les actifs, et surtout à qui ils sont attribués.

Si la liste des équipements et logiciels utilisés en interne n’est pas tenue à jour pendant quelques jours, semaines ou mois, les problèmes s’accumulent : appareils perdus ou inutilisés, licences fantômes, faille de sécurité… Et revenir à une situation de contrôle demande beaucoup de temps et d’effort.

C’est là qu’intervient l’inventaire de parc informatique. Cet exercice, souvent négligé, est pourtant un véritable atout pour optimiser la gestion des actifs informatiques.

Pour des raisons de sécurité, mais aussi de productivité et de budget, maintenir un inventaire de parc informatique à jour est essentiel. Et contrairement ce que l’on pourrait penser, les équipes IT ne sont pas les seuls à voir les bénéfices d’un inventaire centralisé. C’est un sujet commun à tous qui peut avoir un impact sur toutes les équipes. Quelques exemples :

• Les équipes finances peuvent suivre les dépenses matériels et logiciels facilement
• Les équipes RH et People peuvent automatiser la préparation d’un poste de travail lors d’un onboarding et faciliter la récupération d’un équipement lors d’un offboarding
• Les managers peuvent avoir une vue claire sur les logiciels utilisés et licences attribuées pour leur équipes
• Et enfin, les employés quant à eux gagnent en productivité grâce à des processus informatiques fluides et partagés de tous.

Alors comment le réaliser l’inventaire de son parc informatique efficacement ? Quelles sont les erreurs à éviter  ? Et surtout, comment en tirer le maximum d’avantages  ? Dans ce guide complet, on vous explique tout pour réussir l’inventaire de votre parc informatique.

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Qu’est-ce qu’un inventaire de parc informatique ?

Un inventaire de parc informatique, c’est une cartographie détaillée de tous les actifs informatiques d’une entreprise. Cela inclut  :

• ‍Les équipements physiques : ordinateurs, serveurs, imprimantes, smartphones, tablettes.‍
• Les logiciels : applications installées, licences associées et dates de validité.‍
• Les informations d’utilisation : localisation, état des appareils, utilisateurs associés.

L’idée n’est pas seulement de dresser une liste statique. L’inventaire permet de suivre vos actifs en temps réel, d’anticiper les besoins de maintenance, et de garantir que votre infrastructure informatique est alignée avec les besoins de l’entreprise.

Un bon inventaire, c’est aussi une stratégie pour gagner en visibilité, réduire les coûts, et améliorer la productivité de vos équipes.

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Pourquoi faire l’inventaire de votre parc informatique ?

Vous vous demandez encore pourquoi investir du temps dans cet exercice ? Voici plusieurs raisons convaincantes.

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Gérez vos stocks

Sans un suivi précis, des équipements inutilisés ou oubliés s’accumulent dans vos placards perdant ainsi en performance et en valeur. Avoir une vue sur ces appareils dormants vous permet de les réattribuer à un prochain employé, vous évitant ainsi d’en acheter un autre.

Mais un inventaire permet également de :

• Identifier les assignations en doublon (ex : un employé qui a deux écrans attribués)

• Optimiser l’attribution des appareils entre les équipes (ex : un développeur utilisant un équipement moins performant qu’un financier)

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Maîtrisez vos coûts

Un parc informatique mal géré, c’est souvent un gaspillage financier. Entre les licences logicielles oubliées, les appareils sous-utilisés et les réparations imprévus, les dépenses s’envolent rapidement.

Avec un inventaire rigoureux, vous identifiez :

• Les équipements à réaffecter plutôt qu’à remplacer.

• Les logiciels et/ou licences qui ne sont plus utilisés, mais encore facturés.

À terme, cela vous permet de réorienter votre budget vers des priorités stratégiques.

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Réalisez des onboardings et offboardings contrôlés

Lorsqu’un collaborateur arrive ou quitte l’entreprise, un inventaire précis simplifie la gestion des appareils et des logiciels.

• L’onboarding d’un nouvel employé est accéléré : il reçoit immédiatement l’équipement adapté à son poste. Découvrez notre guide pour un onboarding réussi ici.

• L’offboarding garantit la sécurité des données : les appareils sont récupérés et réinitialisés. Plus d’infos sur l’offboarding ici.

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Renforcez la cybersécurité de votre entreprise

Un inventaire à jour permet d’identifier rapidement :

• Les appareils non protégés : antivirus manquant, absence de mises à jour

• Les logiciels non conformes aux règles de sécurité

Cette vigilance renforce la protection de votre réseau contre les cyberattaques, une priorité absolue dans un contexte où les menaces augmentent chaque année. Une fois en ligne, vous pourrez consulter notre guide sur la cybersécurité.

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Maintenez votre flotte informatique à jour

Un inventaire, c’est aussi une feuille de route pour vos équipements. Vous savez :

• Quand prévoir des mises à jour logicielles.

• Quels appareils doivent être remplacés ou réparés.

Par exemple : un ordinateur dont la garantie expire bientôt peut être remplacé ou prolongé, évitant ainsi des interruptions de service coûteuses.

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Comment réaliser votre inventaire informatique ?

Un inventaire réussi ne s’improvise pas. Voici les étapes clés pour organiser et mener à bien cette mission.

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Préparez l’inventaire

Choisissez les objectifs de votre inventaire

Définir vos objectifs en amont vous aidera à structurer votre démarche. Posez-vous ces questions :

• Que voulez-vous savoir sur votre parc informatique ?

• Souhaitez-vous optimiser les coûts, renforcer la sécurité ou préparer un audit ?

Vos réponses détermineront les informations à collecter et les outils à utiliser.

Choisissez la méthode et les outils utilisés

Pourquoi utiliser un logiciel d’inventaire ?

Un outil d’inventorisation de parc informatique comme celui de rzilient va vous faire gagner beaucoup (beaucoup, beaucoup !) de temps. Il permet :

• Une collecte automatique des données
• Une centralisation des informations dans un tableau de bord
• Un suivi en temps réel des modifications

Et l’inventaire manuel ?

L’inventaire manuel peut convenir à une petite entreprise, mais il reste chronophage et moins précis.

Conseil : si vous gérez plus de 50 appareils, un outil automatisé devient indispensable.

Planifiez les étapes de l’inventaire

Pour éviter le chaos, structurez votre démarche :

1. Divisez votre parc en catégories (matériel, logiciels, licences).
2. Attribuez des tâches spécifiques à vos équipes IT ou confiez ces tâches aux experts de rzilient.
3. Fixez des échéances claires pour chaque étape.

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Connectez votre SIRH

Un premier pas pour réussir votre inventaire est de connecter votre système d’information des ressources humaines (SIRH) à votre outil de gestion de parc informatique. Pourquoi ? Parce que vos collaborateurs sont les utilisateurs finaux de vos équipements.

Lorsque votre SIRH est intégré, vous pouvez :

• Suivre facilement l’allocation des équipements : qui utilise quoi, et depuis quand ?
• Centraliser les données sur les mouvements RH : onboarding, mobilité interne, départs, etc.
• Automatiser les mises à jour de l’inventaire lors de changements d’utilisateurs.

Lorsqu’un employé est ajouté dans le SIRH, son profil est automatiquement synchronisé avec rzilient Vous savez immédiatement quels équipements lui attribuer et, en cas de départ, vous êtes sûr de récupérer tout le matériel.

Bon à savoir : Une intégration fluide entre votre SIRH et votre outil IT simplifie aussi les processus de onboarding et d’offboarding, essentiels pour éviter les pertes d’équipements ou de données.

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Inventoriez vos équipements grâce au MDM

Le matériel informatique (ordinateurs, smartphones, imprimantes, tablettes…) est au cœur de votre parc informatique. Pour garder un contrôle total sur ces appareils, le Mobile Device Management (MDM) est un outil indispensable.

Qu’est-ce qu’un MDM ?

Un article complet sur le Mobile Device Management est déjà en ligne si vous souhaitez plus d’informations.

Pour résumer, le MDM est une solution qui vous permet de gérer, suivre et sécuriser vos appareils à distance.

Comment créer un inventaire depuis un MDM ?

1. Choisissez le MDM qui correspond à vos besoins (découvrez notre guide ici)
2. Lancez une campagne de déploiement au niveau entreprise avec nos équipes
3. Connectez votre MDM à la plateforme rzilient (ou laissez nos équipes le faire)
4. C’est tout ! Un inventaire complet de votre parc d’équipements informatiques remontra ensuite sur votre espace Flotte.

Comment utiliser un MDM pour maintenir votre inventaire  à jour ?

1. Synchronisez vos équipements avec le MDM dès leur achat ou leur leasing.
2. Collectez automatiquement des informations clés : modèle, numéro de série, état de la batterie, et version logicielle.
3. Attribuez un équipement à un employé lors qu’il est mis en utilisateur ou le mettre en stock dès qu’il n’est plus utilisé

Bon à savoir : L’outil d’inventaire IT de rzilient inclut des fonctionnalités MDM avancées qui vous permettent de combiner simplicité et efficacité dans la gestion de vos actifs.

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Répertoriez vos logiciels et licences

Les logiciels représentent une part importante de vos actifs informatiques. Pourtant, ils sont souvent mal suivis, entraînant des dépenses inutiles ou des risques de non-conformité.

Comment inventorier vos logiciels ?

Afin de faire une liste complète de tous les logiciels utilisés par vos équipes (bureautique, outils métier, applications cloud, etc.) rzilient travaille avec des partenaires de confiance pour auditer et détecter automatiquement tous vos logiciels et licences actifs.

Ces trois étapes – connexion au SIRH, gestion via MDM et répertoire des logiciels – sont indispensables pour un inventaire complet et optimisé. Grâce à elles, vous gagnez en visibilité, réduisez vos coûts et améliorez la sécurité globale de votre parc informatique.

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rzilient vous accompagne dans la réalisation de votre inventaire de parc informatique

Vous êtes perdu ? Pas de panique ! Chez rzilient, on simplifie la gestion de votre parc informatique avec des outils intuitifs et performants.

Avec rzilient, vous pouvez :

• Recenser et suivre vos actifs en temps réel.

• Automatiser les alertes pour les maintenances.

• Identifier les équipements obsolètes pour optimiser vos coûts.

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Prêt à gagner du temps et de l’efficacité ? Contactez-nous dès aujourd’hui !

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