Réduisez les coûts de vos licences SaaS de 30% avec ces stratégies simples

Vous avez bien lu. 30% !

Réduire de près d’un tier vos dépenses récurrentes pour vos outils et applications va avoir un grand impact dans votre budget IT.

Aujourd’hui, les abonnements logiciels (ou SaaS) représentent une part majeure des dépenses en IT pour les entreprises.

En analysant et en automatisant la gestion de vos abonnements, vous pouvez réaliser d’importantes économies tout en renforçant la productivité de vos équipes.

Curieux de voir comment optimiser vos dépenses SaaS ? Suivez les guides !

Le contenu qui suit a été développé par nos équipes et avec le soutien de Corma, la plateforme de gestion des accès et licences SaaS.

rzilient x Corma : une offre 2-en-1 pour couvrir tous vos besoins IT

rzilient, plateforme de gestion de parc IT, et Corma, plateforme de gestion des accès et licences  ne font qu’un afin de vous offrir une expérience simple et sans effort. La collaboration entre nos technologies vous permet de garder le contrôle sur vos équipements et logiciels informatique en toute facilité.

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Logiciels Saas : un incontournable devenu incontrôlable ?

Aujourd’hui, la majorité des entreprises utilisent des logiciels SaaS. Cette adoption est essentielle pour la productivité, mais elle représente une part importante des dépenses IT. Saviez-vous que les dépenses SaaS ont connu une augmentation de 450% depuis 2015 (Finances Online) ? Et qu’en moyenne, une entreprise dépense US$8,700 par an et par employé en logiciel SaaS (Vertice).

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La montée en puissance des abonnements SaaS

Les logiciels SaaS occupent aujourd’hui une place centrale dans les entreprises. Près de 70 % des entreprises utilisent entre 10 et 99 applications SaaS au quotidien (Blissfully)—montrant bien la dépendance croissante aux outils en ligne, mais également la nécessité d’avoir une stratégie de gestion efficace. Sans un suivi régulier, les licences inutilisées ou en double peuvent représenter jusqu’à 30 % des dépenses SaaS (Spendesk).

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Abonnements non surveillés : un gouffre financier caché

Selon une étude, plus de 40 % des licences SaaS sont sous-utilisées ou inutilisées (Blissfully). Ces licences “fantômes” coûtent à elles seules des milliers d’euros chaque année. En centralisant et en optimisant la gestion de vos licences, vous pouvez réduire vos dépenses de 15 à 30%.

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Les clés pour une gestion efficace et économique de vos abonnements logiciels

La première étape pour réaliser des économies ? Faire le tri ! Voici quelques méthodes pour identifier les abonnements superflus et maximiser l’utilisation de chaque licence.

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1. Lister tous les logiciels SaaS pour lesquels vous avez un compte

Une entreprise utilise (ou non d’ailleurs) en moyenne 130 applications SaaS. 130 ! (Vendr) Alors, la première étape dans l’optimisation de vos dépenses sera alors la detection de tous les logiciels et applications SaaS sur lesquels vous avez un compte.

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2. Analyser l’utilisation de chaque logiciel

Une fois toutes les applications détectées, il va être important d’analyser combien de licences actives au sein de ces apps sont réellement utilisés par vos équipes.

À ce stage, vous vous demandez peut-être comment faire analyse. Comment vérifier si les abonnements payés sont réellement utilisés ?

C’est simple ! La solution, Corma l’a développé.

Corma offre une transparence et une visibilité à 100% sur l'utilisation de tous les logiciels au sein de l'entreprise. Comment cela fonctionne-t-il ?

Simple ! Corma connecte différentes sources de données comme le Single Sign On ou des intégrations directes avec les applications. Combiné aux données d'une simple extension de navigateur, Corma est capable de détecter toute utilisation d'applications logicielles professionnelles.

L'utilisation peut être détectée instantanément et sera immédiatement affichée dans le tableau de bord. L'utilisation doit avoir lieu pour être reconnue, il faut généralement quelques jours ou semaines pour que les données soient précises. Au final, tous les outils ne sont pas utilisés quotidiennement, il est donc normal que ce processus prenne un certain temps.

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3. Détecter et éliminer les doublons

On l’a vu : une entreprise moyenne utilise plus de 130 applications SaaS, et plusieurs outils proposent souvent des fonctionnalités similaire. La clé est d’identifier les chevauchements et de réduire les doublons.

• Étape 1 : Regroupez vos applications par catégorie (par exemple : outils de collaboration, CRM, gestion de projet).

• Étape 2 : Choisissez une application par catégorie en fonction des besoins, et résiliez les autres pour éviter les dépenses inutiles.

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4. Consolider et négocier les abonnements

Les fournisseurs de logiciels sont souvent ouverts à la négociation, surtout si vous regroupez vos licences. Par exemple, la consolidation des abonnements au sein d’une entreprise peut permettre de bénéficier de réductions allant de 10 à 20 %.

C’est d’ailleurs exactement ce qui est rendu possible grâce au partenariat entre rzilient et Corma. Nous travaillons main dans la main pour vous proposer le meilleur prix commun possible.

En regroupant vos abonnements, vous augmentez votre pouvoir de négociation. Près de 26 % des entreprises ayant centralisé leurs achats SaaS ont réussi à obtenir des réductions de leurs fournisseurs (Flexera).

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L’automatisation pour une gestion logicielle sans effort

Maintenant que nous avons rationalisé vos licences, il est temps de mettre en place des automatisations pour gérer vos abonnements de manière efficace et durable.

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Automatisation 1 : Suivi des dépenses SaaS en continu

La mise en place de cette automatisation vous permet d’être alerté dès qu’un abonnement augmente de prix ou qu’un renouvellement automatique est proche.

Ces alertes peuvent vous aider à économiser jusqu’à 15 % de votre budget SaaS en évitant les augmentations tarifaires inaperçues.

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Automatisation 2 : Révocation automatique des licences inutilisées

Le phénomène des “licences fantômes” (celles des employés qui ont quitté l’entreprise) peut représenter jusqu’à 40 % des dépenses SaaS inutiles. Grâce à une automatisation bien pensée, vous pouvez révoquer immédiatement les accès des collaborateurs sortants.

Depuis rzilient, cette automatisation est mise en place sans effort ! En créant de règles d’ouverture et de fermetures de comptes et de licences sur vos application SaaS du quotidien, vous gagnez non seulement un temps précieux mais vous optimiser également l’utilisation de vos licences—et donc votre budget.

Pour en savoir plus, réservez une démo de 30 minutes —>

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Automatisation 3 : Rapports et alertes

Les rapports et alertes vous permettent de surveiller vos dépenses sans effort. Par exemple, un rapport mensuel vous montre les logiciels dont l’utilisation est en baisse, vous permettant de résilier ou de réduire le nombre de licences avant la fin du prochain cycle de facturation.

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Exemples concrets d’entreprises ayant réduit leurs coûts logiciels

Voyons deux exemples d’entreprises ayant réussi à réduire leurs coûts logiciels en adoptant une gestion automatisée.

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Étude de cas : Réduction de 30 % des dépenses SaaS en un an

Une entreprise de 500 employés a récemment réduit ses dépenses SaaS de 30 % grâce à une optimisation de ses abonnements et à l’automatisation de leur gestion. Après avoir identifié les logiciels inutilisés, supprimé les doublons et consolidé ses abonnements, l’entreprise a économisé près de 50 000 euros en un an.

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Exemple concret : Impact de la gestion automatisée des licences

Une PME a mis en place un système de révocation automatique des licences pour les employés quittant l’entreprise. Résultat : elle a économisé 12 % de son budget SaaS en évitant de payer pour des abonnements inutilisés. La centralisation et la gestion automatisée de ses licences lui ont permis de mieux maîtriser ses dépenses.

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Comment réduire les coûts de vos licences SaaS ?

1. Réalisez un audit complet : Combien d’applications utilisez-vous en tout ? Avez-vous des doublons ? Les licences sont-elles toutes utilisées ?
2. Mettez en place des automatisations de gestion : Un employé quitte votre organisation ? Désactivez automatiquement ses abonnements.
3. Sensibilisez vos équipes et leurs responsables : Ont-ils vraiment besoin de ces outils ?
4. Négocier vos contrats : Pouvez-vous regrouper certains outils pour centraliser et diminuer les coûts ? Pouvez-vous négocier un forfait à la vue d’un renouvellement ?
5. Et enfin, suivez régulièrement vos dépenses.

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Conclusion - Réalisez des économies grâce à une gestion optimisée des logiciels

Avec une gestion efficace de vos abonnements logiciels, vous pouvez réaliser des économies substantielles et libérer des ressources pour d’autres projets essentiels. Une stratégie d’automatisation et de centralisation vous permet de garder le contrôle sur les coûts et de réduire les dépenses inutiles.

Vous êtes prêt à économiser ? Commencez par un audit de vos abonnements et mettez en place des outils de gestion automatisés pour simplifier le suivi de vos dépenses. Une gestion logicielle optimisée, c’est la garantie d’économies à long terme.

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