Comment réaliser vos déprovisionnements lors d’un offboarding

Lorsqu’un membre de votre équipe quitte votre entreprise, vous avez un ensemble d’actions à mener pour que son départ se déroule dans de bonnes conditions, et qu’il n’y ait pas d’impacts négatifs sur votre activité professionnelle.

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Dans la plupart des cas, le départ se fait d’un commun accord, et sans tensions. Mais il arrive aussi que le salarié sur le départ ne soit pas content, voire qu’il veuille du mal à votre entreprise !

Le déprovisionnement fait partie des actions permettant de protéger les intérêts de votre entreprise.

Décryptage de cette notion centrale dans l’offboarding d’un salarié !

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Définition du déprovisionnement

Le terme déprovisionnement vient de l’anglais “deprovisioning”.

Il est étroitement lié à la notion d'offboarding, c’est-à-dire à la sortie des salariés d’une entreprise.

Concrètement, le déprovisionnement consiste en la désactivation des comptes d'utilisateurs et des accès aux systèmes et applications de l'entreprise, lorsqu'un salarié quitte l'entreprise ou change de poste.

Le déprovisionnement est une démarche structurée, comportant une succession d’actions, un peu à l’image d’une “check-list” à mener de A à Z.

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Les étapes-clés d’un deprovisioning réussi

Pour réaliser vos déprovisionnements de la meilleure des manières possibles, voici les 4 étapes à ne pas oublier :

1. révoquer les autorisations d'accès,
2. supprimer les comptes et les données associées,
3. récupérer les équipements informatiques de l'entreprise en possession du salarié,
4. s'assurer que toutes les informations et données sensibles sont sécurisées.

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Typiquement, un déprovisionnement réalisé de manière manuelle peut prendre plusieurs heures de travail. Et ce travail peut être un peu rébarbatif et répétitif pour l’expert IT qui en a la charge.

Nous vous conseillons donc d’envisager une solution permettant d’automatiser vos déprovisionnements. Cela devient d’autant plus important si vous en réalisez de manière régulière.

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Attention : le processus de déprovisionnement doit être adapté selon le contexte de travail de l’ancien salarié :

• travail en présentiel, avec remise des équipements lors du départ,
• conservation par le salarié de son ordinateur à son départ,
• situation de télétravail et nécessité d’envoi des équipements à partir du domicile de l’ex-salarié.

Pourquoi est-ce si important de bien réaliser ses déprovisionnements ?

Parcourons à présent les 4 facteurs principaux montrant l’importance d’un bon deprovisioning.

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Réduire les risques liés à la perte ou au vol de données

Lorsqu’un salarié quitte votre entreprise, nous l’avons déjà évoqué, il/elle peut être dans un état d’esprit malveillant à votre égard.

Dans ce cas, il n’est pas rare que le salarié tente de subtiliser des données importantes pour votre entreprise, lors de son départ.

Précisons bien que ce type de comportement est illégal, mais cela n’empêche pas certains ex-salariés de passer à l’acte, avec des conséquences potentiellement très embêtantes pour votre activité.

L’ex-salarié peut également décider de continuer à accéder à vos outils et logiciels, si vous ne gérez pas la suppression de ses accès.

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Réduire les erreurs humaines non-intentionnelles

Il arrive le plus souvent, heureusement, que votre ancien salarié quitte votre entreprise dans une bonne disposition d’esprit.

Mais, même dans ce cas, l’erreur étant humaine, il est possible que des ennuis surviennent.

En effet, un salarié ayant conservé son ordinateur, par exemple, pourrait par mégarde accéder à des logiciels utilisés par votre entreprise, et infecter votre système d’exploitation avec un virus infectant son ordinateur.

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Limiter les autres menaces de sécurité

Vos anciens salariés peuvent causer d’autres menaces à votre cybersécurité.

Dans le cas d’une politique de “Bring Your Own Device” (consistant à demander aux collaborateurs de travailler avec leurs propres ordinateurs et matériels informatiques), il est nécessaire de s’assurer de nettoyer autant que possible le matériel du collaborateur.

En effet, étant donné que ce dernier continuera à se servir de son ordinateur (c’est le sien, après tout 🙂) après son départ, les risques sont démultipliés. En particulier en ce qui concerne l’accès potentiel à vos données sensibles.

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Assurer la circularisation de l’équipement

Le matériel informatique coûte cher.

Et pour une entreprise, avoir un stock important de machines qui ne sont pas utilisées, cela représente de la trésorerie immobilisée, sans raison valable.

La solution est d’inclure dans votre processus de déprovisionnement le fait de nettoyer et de remettre en circuit les machines non utilisées.

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Vous pourrez réattribuer la machine du salarié ayant quitté l’entreprise à une autre personne de votre équipe, en prenant soin :

• d’adapter les capacités techniques de la machine rendue disponible aux besoins réels du collaborateur la recevant,
• de nettoyer toutes les données sensibles et/ou personnelles du précédent utilisateur sur la machine.

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Limiter vos coûts informatiques

Dernier point, et non des moindres : oublier de supprimer des accès à des logiciels payants peut aboutir à continuer de payer inutilement ces services !

Prenons un exemple concret. Imaginons que votre ex-salarié ait utilisé des logiciels, dont les licences d’utilisation mensuelles s’élèvent à un total de 500 euros par mois. L’oubli de leur désactivation représente un coût de 6.000 euros par an pour votre entreprise.

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Rzilient, l’outil idéal pour vos déprovisionnements

La plateforme de gestion de parc informatique de Rzilient permet, entre autres choses, de réaliser vos déprovisionnements, de manière efficace et très rapide.

Nos équipes d’experts IT ont conçu un processus clair et structuré, qui nous permet de réaliser de nombreuses tâches à distance, sans que vous ayez besoin d’intervenir. Et pour les tâches qui nécessitent votre présence, nous nous débrouillerons pour vous solliciter le moins possible 🙂

Vous bénéficiez ainsi des avantages de l’automatisation, tout en conservant la disponibilité de nos experts IT, dès que vous en avez besoin.

Contactez-nous ! Nous sommes à votre écoute pour échanger sur vos projets.

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