Découvrez notre étude de cas de migration d’Office 365 vers Google Workspace

Etude de cas : migration d’Office 365 vers Google WorkSpace

Rzilient a récemment réalisé la migration d’Office 365 vers Google Workspace pour les équipes d'un de nos clients.

Présentation du contexte, de l’enjeu à résoudre et de la démarche mise en place par nos équipes d’experts iT.

‍

Le contexte : notre client, basé à Paris

Notre client, est une agence d’une quinzaine de personnes. Ils aident leurs clients à rendre leurs documents légaux simples, lisibles et intuitifs.

La société travaillait initialement avec Office 365 et sa série d’outils, puis a décidé de basculer sur le suite Google, car ils utilisaient les outils de bureautique sur Microsoft (Word et Excel principalement), ainsi que la messagerie. ✉️

‍

Le problème : une utilisation incomplète d’Office 365

Le problème, c’est que les équipes de notre client ne se sont jamais vraiment complètement adaptées à l’utilisation des outils d’Office 365.

Sharepoint était utilisé, mais son usage se faisait à reculons, en "subissant" la solution plutôt qu'en profitant pleinement.

Et à l’heure du télétravail, les outils de visioconférence sont devenus incontournables. Or l’équipe utilisait la solution de visioconférence Teams de manière très timide.

La raison en est simple et elle ne se discute pas : ils trouvaient Teams moins simple d’utilisation et moins user-friendly que d’autres outils. ⚙️

‍

La solution : migrer vers Google WorkSpace

Nous avons analysé le contexte du client, et préconisé une bascule vers Google WorkSpace, tout en préparant cette migration dans ses moindres détails !

‍

Phase 1 : analyse, préconisation et plan d’actions

L'entreprise a fait appel à Rzilient pour trouver une solution adaptée et efficace.

Nos experts iT ont analysé l’usage des équipes, et ont rapidement identifié la source de la frustration du client : la friction engendrée par l’utilisation d'Office 365 et de Teams en particulier.

Nous avons identifié un gain de temps de productivité potentiel important, par rapport à l'existant, mais aussi un inconvénient sur le plan des licences.

En effet, l’offre de Google est un peu plus coûteuse que celle de Microsoft, mais le client n’a pas estimé que cela représentait un frein important.

Suite à la prise de décision de migrer vers Google WorkSpace, l’enjeu-clé pour nous a été d’anticiper la conduite du changement, qui est fondamentale pour réussir un tel projet.

En particulier, la bascule impliquait la perte de l'usage des licences Word et Excel, dont les équipes étaient très consommatrices.

Notre préconisation a consisté à réaliser une transition en douceur vers Google Spreadsheets et Google Docs, en conservant des licences actives pour Word et Excel, pendant quelques mois.

Notre analyse des documents internes montrait qu’il n’y avait pas de documents présentant des problèmes de compatibilité. Par exemple, aucune macro complexe n’était utilisée dans Excel. Nous pouvions donc réaliser une migration sans difficultés vers Spreadsheets.

‍

Phase 2 : réalisation de la bascule vers Google WorkSpace

Pour la migration, le client souhaitait migrer sans perturber la production de ses équipes, c’est-à-dire en soirée ou pendant le week-end.

Nous avons donc convenu avec les collaborateurs qu’elle aurait lieu un samedi soir, et que la perte d’accès aux outils ne durerait que quelques minutes, en particulier pour la messagerie, qui revêtait une importance majeure dans leur contexte.

Nous avons utilisé les outils natifs de Google (Mail, Agenda, Contacts) ainsi que Cloud HQ, pour migrer Teams et Sharepoint.

L’entrée en vigueur de la nouvelle procédure était prévue pour le dimanche.

La migration s’est parfaitement déroulée : elle a été réalisée dans les délais prévus, sans aucune perte de données, ni de perte d'activité.

‍

Phase 3 : accompagnement et conduite du changement

Notre focus principal a porté sur l'accompagnement et la conduite du changement, qui sont souvent les facteurs-clés de succès pour une migration réussie.

Dès le lundi matin suivant la bascule, Rzilient a mis à disposition un expert iT sur place, dans les locaux de notre client, pour aider les équipes dans leur nouveau contexte.

Concrètement, la migration n’a pas engendré d'impacts majeurs. Il y a surtout eu des processus à ré-expliquer aux équipes.

L’aspect le plus perturbant a été la bascule d’Outlook vers la messagerie de Google en ligne. Notre équipe a pris le temps de former et accompagner l’équipe du client sur cet outil.

Certains comportements d’usage, mineurs, ainsi que des paramétrages et configurations ont été ajustés, pour coller au plus près de leurs attentes.

‍

L’importance de la conduite du changement dans une migration informatique

Chez Rzilient, nous en sommes convaincus, une migration réussie est une migration préparée en amont, au cours de laquelle on forme et on prépare les équipes qui seront impactées par le changement !

Il s’agit également de bien analyser les besoins en termes de continuité d'activité de l’entreprise et de se rendre disponible en cas d'erreurs (de copie de données, par exemple), pour les corriger rapidement et ne pas bloquer la production du client.

L’accompagnement post-migration est également vital, pour que les équipes puissent très rapidement retrouver leur productivité habituelle, et prendre plaisir à travailler avec les nouveaux outils mis en place.

Rzilient vous accompagne dans vos projets de migration logicielle, et si on en parlait ? 😊

Découvrez tous nos services !

‍Demandez votre démo gratuite !

‍