Onboarding : accueillez vos nouveaux employés, sans rien oublier !

Qu’est-ce qu’un onboarding “réussi”, et comment le mettre en place ?

Que faut-il prioriser ? Qui doit en être l’acteur principal en entreprise ? Quand et comment le préparer efficacement ?

Autant de questions à se poser avant l’arrivée d’une nouvelle personne dans l’entreprise, qui permettront de l’intégrer durablement à l’organisation. On vous aide à y voir plus clair !

Trois piliers sur lesquels faire reposer sa stratégie :

• Dimension humaine
• Dimension matérielle
• Valeurs de l'entreprise

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Un processus global essentiel

Un onboarding raté, ou dont l’importance est minimisée, peut être source de complications pour tous les partis impliqués : tensions avec l’onbardé·e, obligation de reprise du recrutement, mauvaise image de l’entreprise (en externe comme en interne)... L’enjeu est grand.

À l’inverse, lorsqu’il est réussi, l’onboarding est un incroyable facilitateur (des relations, des utilisations logicielles, de la compréhension process & produits...).

Découvrez la checklist Rzilient d’un onboarding réussi, avec les actions à mener en amont de l’arrivée, le jour J, et tout au long du process d’onboarding.

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La préparation en amont

Administratif

• Transfert des informations nécessaires à l’embauche  (RH, comptable, OM…)
• Préparation des contrats
• Signature du contrat par les deux parties (peut se faire par logiciel de signature en ligne -> très utile pour du full-remote, mais aussi pour rendre plus rapide l’exécution de ces tâches chronophages)
• Ouverture des comptes de mutuelle, complémentaire santé, et prise de rendez-vous pour la visite médicale si besoin est
• Mail de bienvenue pour acter l’entrée du candidat dans l’organisation

Définition et anticipation des besoins logistiques

• Environnement et poste de travail (bureau, chaise, casier...) 💻
• Equipement iT (ordinateur, téléphone, écran, souris, clavier, adaptateurs, câbles…) mais aussi pré-configuration du matériel -> installation des sessions, apps, logiciels, licences nécessaires sur l’ordinateur

• Mobilité : véhicule de fonction, abonnement au réseaux transports en commun ou mobilité douce, place de parking ou emplacement vélo
• Prise en compte des partenaires externes et anticiper pour tenir les délais

-> Si les locaux sont indépendants à l’entreprise, prévenir le prestataire et prévoir badge, clé, codes etc…

-> Passer commande auprès des fournisseurs de matériel

• Ouverture des accès mail, Drive, et toute application utilisée en interne

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Communication autour de la nouvelle arrivée

• Informer les collaborateurs du recrutement via les canaux de communication internes 📢
• Informer la personne recrutée : détails sur son équipement (BYOD ou pas), sur la logistique de son arrivée (heure, lieu, dress-code, programme)

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Le jour J

Accueil et animation

Cette étape va dépendre du nombre d’arrivées simultanées, de la taille, de la culture et des ressources de l’entreprise. Ce sera la première occasion d’intégrer la personne dans la vie pratique et la culture de l’entreprise, et de lui donner une vision globale de l’organisation.

Attention, avec un process d’onboarding à distance (full-remote) cette étape et sa logistique seront très différentes.

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Rencontre avec les managers / équipe

• Formelles ou informelles -> jauger ce qui est le plus adapté
• Présentation des activités de chaque pôle, chaque personne, et des tenants et aboutissants de la collaboration avec le nouvel arrivant  
• Présentation de l’organigramme et du produit
• Présentation du “buddy”, s’il y en a un, de son rôle ⚡️
• Visite des locaux, présentation aux employés

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Attribution du matériel + vie pratique au bureau

• Attribution de l’équipement iT, de la place de bureau, du matériel (badge, clés, place de parking etc.)
• Informations administratives (RH, mutuelle, transport, CSE…)
• Présentation des process en interne + outils de travail 🔍
• Présentation du quartier et des habitudes de repas/sorties etc.

Ces étapes peuvent également être concentrées dans un kit d’onboarding fourni aux nouveaux entrants pour une expérience collaborateur améliorée ! 💡

Ce kit peut prendre plusieurs formes : guide, mail, vidéos, séminaire d’intégration, Académies, formation… et contenir les informations suivantes :

-> Présentation de l’organigramme et des différents métiers

-> Présentation du produit

-> Présentation de l’entreprise, son histoire, sa raison d’être, ses valeurs

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Le suivi dans le temps

Cette étape va dépendre :

• de la validation de la période d’essai ✅ ;

• du type de contrat ;du degré de préparation en amont de l’arrivée ;
• des politiques remote/sur place, de la régularité des échanges ;
• de la personne, et de sa culture passée en entreprise !

Il existe plusieurs solutions pour effectuer ce suivi auprès des collaborateur afin d’évaluer la qualité de leur onboarding, rectifier le tir si besoin, et valider les pratiques qui fonctionnent :

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Entretiens réguliers

• Entretien avec les RH : S1 / S2 / M1 puis M2, à poursuivre en fonction des besoins
• Repas avec les buddys mensuels

Faire le point avec la personne sur son ressenti depuis son arrivée, l’expérience en interne, la satisfaction, les pistes d’amélioration possibles, s’assurer que le matériel convient et qu’il ne manque rien…

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Formulaire de satisfaction I Rapport d'étonnement

• Questions ouvertes et très larges afin de ne pas orienter les réponses
• S’assurer du bon déroulé de l’onboarding et de son efficacité
• Obtenir des pistes d’amélioration pour les prochains ! 💪🏼

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La gestion informatique nouvelle génération

Adopter la plateforme Rzilient, c’est faire le choix d’un onboarding simple, rapide et efficace !

-> Des équipements prêts à l’emploi dès l’arrivée

-> Du matériel préconfiguré avec les applications de votre choix

-> La livraison où (et quand !) vous le souhaitez 📦

-> Toutes les commandes directement depuis une plateforme unique

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